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采购使用说明手册
适用模块：采购与库存 -> 采购订单、采购与库存 -> 到货入库、采购与库存 -> 质量检验、采购与库存 -> 嘉恒仓库。
本手册面向采购专员、仓库管理人员和管理人员，用于说明从采购下单、锁单、到货、质检、入库、退货到合同生成的完整操作方式。
1. 采购业务总览
采购模块负责把公司需要采购的原材料或辅料形成采购订单，并推动后续到货、质检和入库。
采购订单目前分两类仓库目标：
| 采购到货库 | 采购来源 | 计量口径 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 原材料库 | 备料采购、销售订单采购 | 重量，主单位 kg，辅助显示 t | 钢板、卷料等进入原材料库，后续用于生产出库。 |
| 辅料库 | 备料采购 | 数量 | 手套、薄膜、纸箱、螺丝钉等生产消耗品。 |
采购单号由系统自动生成，规则为：
采购{年份}-00001
例如：
采购2026-00001
2. 标准采购流程图
flowchart TD
A["维护基础资料"] --> B["新增采购订单"]
B --> C{"选择采购到货库"}
C --> D["原材料库"]
C --> E["辅料库"]
D --> F{"选择采购来源"}
F --> G["备料采购"]
F --> H["销售订单采购"]
E --> I["辅料备料采购"]
G --> J["填写供应商、预计到货、采购明细"]
H --> K["选择一个或多个销售订单"]
K --> L["系统按产品需规带出原材料需求"]
I --> M["填写辅料、数量、用途"]
J --> N["保存采购订单"]
L --> N
M --> N
N --> O["锁单"]
O --> P["到货入库"]
P --> Q["质量检验"]
Q --> R{"质检结果"}
R --> S["放行入库"]
R --> T["拒收/异常处理"]
S --> U["形成库存批次或辅料库存"]
3. 使用前准备
采购前建议先确认以下基础资料已经维护完整。
| 前置资料 | 所属模块 | 用途 |
|---|---|---|
| 供应商名录 | 基础资料 -> 供应商名录 | 新增采购订单时选择供应商，导入导出供应商数据。 |
| 原材料名录 | 基础资料 -> 原材料名录 | 原材料采购明细的选择来源，维护原材料编码、名称、材质、规格、性能要求等。 |
| 产品需规清单 | 基础资料 -> 产品需规清单 | 销售订单采购时，系统按产品需规自动带出所需原材料。 |
| 销售订单 | 订单与计划 -> 销售订单列表 | 销售订单采购时作为需求来源。 |
如果是辅料采购，需确认辅料主数据已经存在，且采购时按数量填写。
4. 新增采购订单
入口：
采购与库存 -> 采购订单 -> 新增采购订单
4.1 第一步：选择采购到货库
新增采购订单时，系统会先让用户选择采购到货库：
| 选择项 | 后续规则 |
|---|---|
| 原材料库 | 可以选择备料采购或销售订单采购。 |
| 辅料库 | 只能选择备料采购，不能关联销售订单采购。 |
4.2 第二步：选择采购来源
原材料库采购时，有两种采购来源。
| 采购来源 | 适用场景 | 系统行为 |
|---|---|---|
| 备料采购 | 不直接绑定某张销售订单，只是按库存或经验备料。 | 用户手动选择原材料，填写采购重量和单价。 |
| 销售订单采购 | 为一个或多个销售订单采购原材料。 | 用户选择销售订单后，系统按产品需规清单自动带出原材料需求，用户可以删除不需要采购的明细。 |
辅料库采购只支持备料采购。
4.3 销售订单采购的自动带出逻辑
销售订单采购时，用户可以选择多个销售订单。系统会根据销售订单中的产品，到 产品需规清单 中查找该产品默认使用的原材料，并自动生成采购明细。
生成后用户仍然可以调整：
- 如果某个供应商不能供应某种材料，可以删除该行。
- 如果本次采购只买一部分材料，可以调整采购重量。
- 如果库存已足够，系统可能提示缺口为 0，用户可改为备料采购。
4.4 采购重量、吨和单价显示
原材料采购统一以 kg 为主单位。为了方便采购人员看吨位，系统会在涉及重量的地方辅助显示 t。
示例：
采购重量：2500 kg
辅助显示：2.5 t
单价主口径为：
元/kg
系统会辅助显示：
元/t
示例：
4.20 元/kg = 4200 元/t
4.5 预计到货和提前预警
采购订单需要填写预计到货时间，并可填写提前预警时间，单位为天。
示例：
预计到货：2026-06-10
提前预警时间：3 天
则从 2026-06-07 开始，采购订单会进入到货提醒状态，页面上会用提醒色提示用户关注。
5. 采购订单状态和锁单
采购订单保存后，并不代表已经通知供应商供货。正式通知供应商前，应点击 锁单。
| 状态/标记 | 含义 | 用户应做什么 |
|---|---|---|
| 未锁单 | 采购订单仍可修改和删除。 | 继续检查供应商、交期、明细、单价。 |
| 已锁单 | 表示已经通知供应商供货。 | 后续不能随意修改或删除，可进入到货入库。 |
| 到货预警 | 预计到货日前进入提醒期。 | 联系供应商确认到货进度。 |
| 部分收货 | 采购订单只有部分明细或部分重量到货。 | 等待后续到货。 |
| 待质检 | 到货已登记，但还未完成质检放行。 | 质检人员处理质量检验。 |
| 已放行/已收货 | 质检通过并进入库存。 | 仓库可以使用该库存。 |
| 存在退货 | 该采购订单关联的库存批次发生过退货出库。 | 采购需跟进供应商补货、换货或扣款。 |
重要规则：
锁单是采购执行控制，不等于收货完成。
质检放行前，材料不应被视为可用库存。
6. 生成采购合同
入口：
采购与库存 -> 采购订单
操作步骤：
- 在采购订单列表中勾选需要生成合同的采购订单。
- 点击列表上方的
生成合同。 - 系统按基础采购合同模板生成合同。
- 生成合同前请确认供应商、采购明细、单价、预计到货时间正确。
限制规则：
采购合同只能按同一供应商生成，不要混选不同供应商的采购订单。
7. 到货入库
入口：
采购与库存 -> 到货入库 -> 新增到货入库单
到货入库用于登记供应商送到公司的货物。系统只允许选择已经锁单的采购订单。
操作流程：
flowchart TD
A["供应商到货"] --> B["新增到货入库单"]
B --> C["选择已锁单采购订单"]
C --> D["选择采购明细"]
D --> E{"采购到货库"}
E --> F["原材料库：填写到货重量 kg、单价"]
E --> G["辅料库：填写到货数量、单位"]
F --> H["保存入库单"]
G --> H
H --> I["进入质量检验"]
I --> J["质检放行后进入库存"]
原材料到货时，每一次到货都会生成新的库存批次号。即便同一个采购订单、同一种原材料分多次到货，每次也会形成新的库存批次。
示例：
采购订单 A 采购原材料 a
第一次到货 -> JH_材料名00001_0001
第二次到货 -> JH_材料名00001_0002
第三次到货 -> JH_材料名00001_0003
入库单号由系统自动生成，规则为：
入库{年份}-00001
8. 质量检验
入口：
采购与库存 -> 质量检验
质检用于判断到货材料或辅料是否可以进入库存。
常见处理结果：
| 质检结果 | 后续影响 |
|---|---|
| 已放行 | 进入对应仓库库存，原材料形成可用库存批次。 |
| 已拒收 | 不进入可用库存，采购和仓库需要协同处理。 |
| 待质检 | 暂时不可用，不能当作可生产库存。 |
如果材料入仓后才发现质量或性能问题，应在嘉恒仓库的 原材料库 -> 退货出库 中办理退货。
9. 原材料退货出库
入口：
采购与库存 -> 嘉恒仓库 -> 原材料库 -> 出库 -> 退货出库
适用场景：
原材料已经入仓，但后续发现质量、规格或性能不合格，需要退回供应商。
操作要点：
- 选择要退货的原材料库存批次。
- 填写退货重量。
- 填写运单号或上传辅助照片。
- 保存后系统会减少对应库存批次的可用重量。
- 对应采购订单会显示
存在退货警示标记。
10. 查询和核对
采购人员常用核对路径：
| 想核对的内容 | 推荐入口 |
|---|---|
| 某张采购订单是否锁单 | 采购与库存 -> 采购订单 |
| 某采购订单到了多少 | 采购与库存 -> 到货入库 |
| 到货是否质检放行 | 采购与库存 -> 质量检验 |
| 材料是否形成库存批次 | 采购与库存 -> 嘉恒仓库 -> 原材料库 |
| 某采购订单是否存在退货 | 采购与库存 -> 采购订单，查看警示标记 |
| 某材料批次来源采购单 | 嘉恒仓库 -> 原材料库 -> 批次明细 |
11. 常见问题
11.1 为什么到货入库下拉框里看不到采购订单？
通常原因：
- 采购订单还没有锁单。
- 采购订单已经全部收货完成。
- 当前选择的到货仓库类型与采购订单仓库类型不一致。
11.2 为什么辅料库不能选择销售订单采购？
辅料通常不是按某个销售订单的产品需规直接计算出来的主材需求，而是生产过程中的消耗品，因此只允许备料采购。
11.3 为什么原材料采购页面既显示 kg 又显示 t？
系统主口径是 kg，方便库存、生产、成本统一计算；采购沟通时常用吨，因此辅助显示 t。
11.4 采购订单锁单后还能修改吗？
不能。锁单表示已经通知供应商供货，避免采购内容被随意改变。若确实要调整，需要走业务管理确认后再处理。
11.5 采购订单显示“存在退货”是什么意思？
说明该采购订单关联的某个原材料库存批次发生过退货出库。采购人员需要跟供应商确认补货、换货、退款或扣款。
12. 采购员每日建议检查清单
- 检查即将到货或已经到货预警的采购订单。
- 检查已锁单但长时间未到货的采购订单。
- 检查到货后仍处于待质检状态的记录。
- 检查存在退货的采购订单，并跟进供应商处理。
- 检查销售订单采购是否已覆盖相关销售订单的原材料需求。