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采购使用说明手册

适用模块：采购与库存 -> 采购订单、采购与库存 -> 到货入库、采购与库存 -> 质量检验、采购与库存 -> 百华仓库。

本手册面向采购专员、仓库管理人员和管理人员，用于说明从采购下单、锁单、到货、质检、入库、退货到合同生成的完整操作方式。

1. 采购业务总览

采购模块负责把公司需要采购的原材料或辅料形成采购订单，并推动后续到货、质检和入库。

采购订单目前分两类仓库目标：

采购到货库	采购来源	计量口径	说明
原材料库	备料采购、销售订单采购	重量，主单位 kg，辅助显示 t	钢板、卷料等进入原材料库，后续用于生产出库。
辅料库	备料采购	数量	手套、薄膜、纸箱、螺丝钉等生产消耗品。

采购单号由系统自动生成，规则为：

采购{年份}-00001

例如：

采购2026-00001

2. 标准采购流程图

flowchart TD
    A["维护基础资料"] --> B["新增采购订单"]
    B --> C{"选择采购到货库"}
    C --> D["原材料库"]
    C --> E["辅料库"]
    D --> F{"选择采购来源"}
    F --> G["备料采购"]
    F --> H["销售订单采购"]
    E --> I["辅料备料采购"]
    G --> J["填写供应商、预计到货、采购明细"]
    H --> K["选择一个或多个销售订单"]
    K --> L["系统按产品需规带出原材料需求"]
    I --> M["填写辅料、数量、用途"]
    J --> N["保存采购订单"]
    L --> N
    M --> N
    N --> O["锁单"]
    O --> P["到货入库"]
    P --> Q["质量检验"]
    Q --> R{"质检结果"}
    R --> S["放行入库"]
    R --> T["拒收/异常处理"]
    S --> U["形成库存批次或辅料库存"]

3. 使用前准备

采购前建议先确认以下基础资料已经维护完整。

前置资料	所属模块	用途
供应商名录	基础资料 -> 供应商名录	新增采购订单时选择供应商，导入导出供应商数据。
原材料名录	基础资料 -> 原材料名录	原材料采购明细的选择来源，维护原材料编码、名称、材质、规格、性能要求等。
产品需规清单	基础资料 -> 产品需规清单	销售订单采购时，系统按产品需规自动带出所需原材料。
销售订单	订单与计划 -> 销售订单列表	销售订单采购时作为需求来源。

如果是辅料采购，需确认辅料主数据已经存在，且采购时按数量填写。

4. 新增采购订单

入口：

采购与库存 -> 采购订单 -> 新增采购订单

4.1 第一步：选择采购到货库

新增采购订单时，系统会先让用户选择采购到货库：

选择项	后续规则
原材料库	可以选择备料采购或销售订单采购。
辅料库	只能选择备料采购，不能关联销售订单采购。

4.2 第二步：选择采购来源

原材料库采购时，有两种采购来源。

采购来源	适用场景	系统行为
备料采购	不直接绑定某张销售订单，只是按库存或经验备料。	用户手动选择原材料，填写采购重量和单价。
销售订单采购	为一个或多个销售订单采购原材料。	用户选择销售订单后，系统按产品需规清单自动带出原材料需求，用户可以删除不需要采购的明细。

辅料库采购只支持备料采购。

4.3 销售订单采购的自动带出逻辑

销售订单采购时，用户可以选择多个销售订单。系统会根据销售订单中的产品，到 产品需规清单 中查找该产品默认使用的原材料，并自动生成采购明细。

生成后用户仍然可以调整：

• 如果某个供应商不能供应某种材料，可以删除该行。
• 如果本次采购只买一部分材料，可以调整采购重量。
• 如果库存已足够，系统可能提示缺口为 0，用户可改为备料采购。

4.4 采购重量、吨和单价显示

原材料采购统一以 kg 为主单位。为了方便采购人员看吨位，系统会在涉及重量的地方辅助显示 t。

示例：

采购重量：2500 kg
辅助显示：2.5 t

单价主口径为：

元/kg

系统会辅助显示：

元/t

示例：

4.20 元/kg = 4200 元/t

4.5 预计到货和提前预警

采购订单需要填写预计到货时间，并可填写提前预警时间，单位为天。

示例：

预计到货：2026-06-10
提前预警时间：3 天

则从 2026-06-07 开始，采购订单会进入到货提醒状态，页面上会用提醒色提示用户关注。

5. 采购订单状态和锁单

采购订单保存后，并不代表已经通知供应商供货。正式通知供应商前，应点击 锁单。

状态/标记	含义	用户应做什么
未锁单	采购订单仍可修改和删除。	继续检查供应商、交期、明细、单价。
已锁单	表示已经通知供应商供货。	后续不能随意修改或删除，可进入到货入库。
到货预警	预计到货日前进入提醒期。	联系供应商确认到货进度。
部分收货	采购订单只有部分明细或部分重量到货。	等待后续到货。
待质检	到货已登记，但还未完成质检放行。	质检人员处理质量检验。
已放行/已收货	质检通过并进入库存。	仓库可以使用该库存。
存在退货	该采购订单关联的库存批次发生过退货出库。	采购需跟进供应商补货、换货或扣款。

重要规则：

锁单是采购执行控制，不等于收货完成。
质检放行前，材料不应被视为可用库存。

6. 生成采购合同

入口：

采购与库存 -> 采购订单

操作步骤：

1. 在采购订单列表中勾选需要生成合同的采购订单。
2. 点击列表上方的 生成合同。
3. 系统按基础采购合同模板生成合同。
4. 生成合同前请确认供应商、采购明细、单价、预计到货时间正确。

限制规则：

采购合同只能按同一供应商生成，不要混选不同供应商的采购订单。

7. 到货入库

入口：

采购与库存 -> 到货入库 -> 新增到货入库单

到货入库用于登记供应商送到公司的货物。系统只允许选择已经锁单的采购订单。

操作流程：

flowchart TD
    A["供应商到货"] --> B["新增到货入库单"]
    B --> C["选择已锁单采购订单"]
    C --> D["选择采购明细"]
    D --> E{"采购到货库"}
    E --> F["原材料库：填写到货重量 kg、单价"]
    E --> G["辅料库：填写到货数量、单位"]
    F --> H["保存入库单"]
    G --> H
    H --> I["进入质量检验"]
    I --> J["质检放行后进入库存"]

原材料到货时，每一次到货都会生成新的库存批次号。即便同一个采购订单、同一种原材料分多次到货，每次也会形成新的库存批次。

示例：

采购订单 A 采购原材料 a
第一次到货 -> JH_材料名00001_0001
第二次到货 -> JH_材料名00001_0002
第三次到货 -> JH_材料名00001_0003

入库单号由系统自动生成，规则为：

入库{年份}-00001

8. 质量检验

入口：

采购与库存 -> 质量检验

质检用于判断到货材料或辅料是否可以进入库存。

常见处理结果：

质检结果	后续影响
已放行	进入对应仓库库存，原材料形成可用库存批次。
已拒收	不进入可用库存，采购和仓库需要协同处理。
待质检	暂时不可用，不能当作可生产库存。

如果材料入仓后才发现质量或性能问题，应在百华仓库的 原材料库 -> 退货出库 中办理退货。

9. 原材料退货出库

入口：

采购与库存 -> 百华仓库 -> 原材料库 -> 出库 -> 退货出库

适用场景：

原材料已经入仓，但后续发现质量、规格或性能不合格，需要退回供应商。

操作要点：

• 选择要退货的原材料库存批次。
• 填写退货重量。
• 填写运单号或上传辅助照片。
• 保存后系统会减少对应库存批次的可用重量。
• 对应采购订单会显示 存在退货 警示标记。

10. 查询和核对

采购人员常用核对路径：

想核对的内容	推荐入口
某张采购订单是否锁单	采购与库存 -> 采购订单
某采购订单到了多少	采购与库存 -> 到货入库
到货是否质检放行	采购与库存 -> 质量检验
材料是否形成库存批次	采购与库存 -> 百华仓库 -> 原材料库
某采购订单是否存在退货	采购与库存 -> 采购订单，查看警示标记
某材料批次来源采购单	百华仓库 -> 原材料库 -> 批次明细

11. 常见问题

11.1 为什么到货入库下拉框里看不到采购订单？

通常原因：

• 采购订单还没有锁单。
• 采购订单已经全部收货完成。
• 当前选择的到货仓库类型与采购订单仓库类型不一致。

11.2 为什么辅料库不能选择销售订单采购？

辅料通常不是按某个销售订单的产品需规直接计算出来的主材需求，而是生产过程中的消耗品，因此只允许备料采购。

11.3 为什么原材料采购页面既显示 kg 又显示 t？

系统主口径是 kg，方便库存、生产、成本统一计算；采购沟通时常用吨，因此辅助显示 t。

11.4 采购订单锁单后还能修改吗？

不能。锁单表示已经通知供应商供货，避免采购内容被随意改变。若确实要调整，需要走业务管理确认后再处理。

11.5 采购订单显示“存在退货”是什么意思？

说明该采购订单关联的某个原材料库存批次发生过退货出库。采购人员需要跟供应商确认补货、换货、退款或扣款。

12. 采购员每日建议检查清单

• 检查即将到货或已经到货预警的采购订单。
• 检查已锁单但长时间未到货的采购订单。
• 检查到货后仍处于待质检状态的记录。
• 检查存在退货的采购订单，并跟进供应商处理。
• 检查销售订单采购是否已覆盖相关销售订单的原材料需求。